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„Wir arbeiten doch mit Menschen – wie passt das mit QM zusammen“ oder „Wir haben doch Schüler und Eltern, keine Kunden“ – solche Aussagen hört Schulleiterin Heike Geßner oft, wenn sie ihre Begeisterung darüber äußert, welchen Nutzen ein QM-System auch für eine Schule haben kann – die aus der Sicht eines Qualitätsmanagers ein Dienstleistungsunternehmen sei. "Andererseits berichten Kollegen, die von Fortbildungen kommen, darüber, dass vieles an anderen Schulen nicht oder nur sehr punktuell organisiert und strukturiert ist. Beispiele gibt es hierfür genug – von der Organisation der sozialen Arbeit über die Einführung der Projektpräsentation bis zur Öffentlichkeitsarbeit oder Kommunikationsstrukturen", so Frau Geßner. Was also motiviert für den Weg, den ein QM-System bietet? „Das Wesentlichste“, meint Schulleiterin Heike Geßner von der Laurentius-Realschule in Neuendettelsau, „ist, dass alles, was an der Schule geschieht, in ein Gesamtkonzept eingebunden ist und alle wesentlichen Vorgänge sinnvoll durchdacht, strukturiert und organisiert sind.“ Die Laurentius-Realschule ist eingebunden in das IMS (Integriertes Management-System) der Diakonie Neuendettelsau, was einerseits bedeutet, dass es Vorgaben gibt, andererseits steht die Schulleitung mit der Erarbeitung eines QM-Systems auch nicht alleine da, sondern hat einen Leitfaden und Unterstützung. Regelmäßige interne Systemaudits, also die Überprüfung, wie weit die Einrichtung schon auf dem Wege ist, werden bei der Diakonie Neuendettelsau jährlich durchgeführt, auch für alle Schulen und andere Einrichtungen der Abteilung Bildung. Im November 2014 stellte sich die Realschule der externen Zertifizierung durch ein Zertifizierungsunternehmen – und ist jetzt nach der international anerkannten Norm, der ISO 9001:2008 zertifiziert. Im Audit wurden zwölf Einheiten genau unter die Lupe genommen: Los ging es mit den Kommunikationsstrukturen an der Schule, die z.B. in einer Gremienmatrix dokumentiert sind, aber auch die Kommunikation mit Schülern und Eltern, Öffentlichkeitsarbeit, Personalmanagement waren wesentliche Themenbereiche. Weiter ging es mit Unterrichtsbesuchen, der Organisation der Ganztagsbetreuung, aber auch Beschaffungsprozesse waren interessant oder die Organisation von Schullandheimaufenthalten. Grundsätzlich möchte ein Auditor immer sehen, wie ein Ablauf geplant ist, wie er umgesetzt wird und wie dann vor allem Verbesserungsmöglichkeiten erkundet werden – und wie diese dann wieder Eingang finden in den Ablauf. Ständige Verbesserung ist das Schlüsselwort. Was hat also die Schule davon – und zwar alle Beteiligten? Für alle ist es ein großer Vorteil, wenn alle Abläufe sinnvoll strukturiert und organisiert sind. Die ausgeprägte Kommunikation hat außerdem einen großen Stellenwert. Gibt es z.B. regelmäßige Jourfixe mit vielen Beteiligten, werden Missverständnisse oder mangelnde Information vermieden – außerdem ist der wertschätzende Umgang dadurch deutlich besser erlebbar. Ist die Projektpräsentation einmal gründlich durchdacht, die Abläufe als Prozess dargestellt mit allen mitgeltenden Dokumenten wie Elternbriefen als Standarddokumente formuliert und wird im Abschlussgespräch das Thema für das neue Schuljahr festgehalten ebenso wie mögliche Änderungen/Verbesserungen, so bedeutet dies deutlich weniger Stress für alle Beteiligten. „Mit der Zertifizierung haben wir bewiesen, dass wir hohe internationale Qualitätsstandards erfüllen – der Qualitätskreislauf wird sich aber weiter drehen, wir arbeiten ständig an der Verbesserung der Schule weiter“, so Heike Geßner.

Zertifikat

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